Achtergrond bij praktijkvoorbeeld
De Nederlandsche Bank (DNB) en het Nationaal Archief (NA) hebben in 2023 de overbrenging van een aantal #websites afgerond. Door deze projecten is er veel ervaring opgedaan met het overbrengen van websites. Het betreft legacy-websites, waarmee bedoeld wordt dat deze van vóór de Richtlijn archiveren overheidswebsites zijn. De websites van DNB zijn hier voorbeelden van.
Het websitearchief van DNB is in februari 2023 officieel overgebracht naar het NA. In het archief komen belangrijke gebeurtenissen terug, zoals het compenseren van consumenten via het depositogarantiestelsel na de val van de DSB Bank. Of het invoeren van het nieuwe 5 eurobiljet en de opkomst van cryptovaluta. De collectie bestaat uit archief van de corporate website (2010-2020) en de website Open Boek Toezicht (2014-2020). Het overbrengen van de websites was voor zowel DNB als het NA een nieuw traject; wat tot de nodige uitdagingen en complexiteiten heeft geleid.
Eén van de uitdagingen lag in het bestandsformaat dat DNB aanhield bij het archiveren van de website. Het archief van de website zat nog in een oude vakapplicatie waarvan WARC-bestanden zijn gemaakt door DNB. Hiermee voldeed DNB aan de verwachtingen van het NA door websites te bewaren als WARC-bestanden, maar zonder dat hiervoor een applicatie nodig was om de WARC-bestanden duurzaam toegankelijk te maken en te houden. De WARC-bestanden werden bij DNB op lokale schijven bewaard. De grootte van de bestanden zorgde bij ingest in het e-depot voor problemen door de grote hoeveelheid technische metadata die daarbij werd gegenereerd. Via een workaround zijn de bestanden alsnog in het e-depot gekomen.
Ook waren er vraagstukken met betrekking tot de beperkingen van de openbaarheid. Hierbij ging het met name om de auteursrechten en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het kwam bijvoorbeeld voor dat er beperkt toestemmingsverklaringen beschikbaar waren. Verder waren er afspraken met beeldbankbureaus gemaakt die gingen over het gebruik van afbeeldingen door DNB, maar niet over de herpublicatie van afbeeldingen na overbrenging door het Nationaal Archief.
Dit zijn voorbeelden van complexiteiten als gevolg van de eisen die het NA stelt bij het overbrengen van digitale overheidsinformatie. Het NA stelt deze eisen omdat zij de verantwoordelijkheid heeft om de informatie tot in de eeuwigheid te bewaren. De archiefvormende partij heeft andere belangen en afwegingen bij het bewerken en overbrengen van het archief. Het is belangrijk om met elkaar afspraken te maken over wat haalbaar, redelijk en noodzakelijk is bij een overbrenging.
Bij het overbrengen van websitearchief is een generieke aanpak gehanteerd. Een korte omschrijving van deze aanpak is als volgt:
- Een intakegesprek tussen DNB en NA.
- Een impactanalyse, waarbij er aandacht is besteed aan: de goede, geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden; de metagegevens mapping; de functionele eisen en organisatorische en juridische zaken.
- Op basis van de impactanalyse is een projectplan opgesteld. Daarna begon het overbrengingstraject. Hierbij kwamen zaken zoals het inrichten en testen van een aansluiting aan bod. Ook zijn er meerdere proefoverbrengingen geweest. De totale doorlooptijd van het overbrengingstraject is ongeveer 1 jaar en 3 maanden geweest. De verwachting is dat de doorlooptijd bij volgende trajecten minder wordt.
- Het is belangrijk dat beide partijen elkaars verwachtingen en verantwoordelijkheden uitspreken. Doe dit zo vroeg mogelijk; het liefst vanaf het moment dat een overheidsorganisatie digitale informatie gaat verzamelen en bewaren. Omdat beide partijen met een andere blik naar digitaal overbrengen kijken, is het leren kennen van elkaars belang en het gebruik maken van elkaars expertise essentieel.
- Maak gebruik van hulpmiddelen die beschikbaar zijn. Hierbij kan worden gedacht aan handreikingen, praktijkvoorbeelden en kennisplatforms. DNB heeft bijvoorbeeld bij het archiveren van websites veel informatie geput uit het Toetsingsinstrument AVG en publicatierechten voor archivering overheidswebsites. Het is een uitgebreide handreiking van Rijksprogramma voor Duurzaam DigitaIe Informatiehuishouding over publicaties van websites met een bijbehorend stappenplan.
- Vraag jezelf af hoe het vanaf nu beter kan. De overbrenging van legacy-websites is voor beide partijen leerzaam geweest. Toch is het waarschijnlijk dat volgende overbrengingen ook niet vlekkeloos gaan, met als reden dat er weinig te doen is aan de manier waarop websites destijds zijn opgeslagen. Overheidsorganisaties zouden met deze wetenschap gemotiveerd moeten zijn om digitale informatie op orde te hebben om toekomstige overbrenging te vergemakkelijken.