Dit zijn processen die in een organisatie kunnen voorkomen. En van waaruit archiveren by design gestimuleerd kan worden. De opsomming is geen uitputtende lijst.
Veel organisaties hebben een vorm van projectportfoliomanagement (ppm) geïmplementeerd. Op strategisch niveau staat hierin de vraag centraal ‘doen we de goede dingen?’ Dat wordt gevolgd door de volgende vraag op tactisch niveau ‘doen we de dingen goed?’ Op strategisch niveau worden binnen het projectportfolio prioriteiten gesteld op basis van afwegingen als ‘in welke mate draagt dit project bij aan de organisatiedoelstellingen’ of ‘is dit project nodig om te voldoen aan een wettelijke verplichting’. Verandering in informatiewetgeving, zoals de komst van de Woo (Wet Open Overheid), kan daarmee impact hebben op portfoliokeuzes. Vanuit archiveren by design, is het belangrijk te zorgen dat de redenen om prioriteit te geven aan het verbeteren aan duurzame toegankelijkheid niet alleen bekend zijn bij vakspecialisten. Maar ook bij beslissers die bepalen waar een organisatie tijd en geld aan besteedt.
Op tactisch niveau zit de toetsing vaak meer op de inhoudelijke koers binnen projecten. In een agile omgeving kan dit betekenen dat iemand met een toetsende rol aansluit bij sprintreviews. In een meer traditionele projectstructuur vindt bijvoorbeeld bij faseovergangen een toetsing plaats op basis van de opgeleverde projectdocumentatie. Binnen zo’n toetsingsproces mede letten op duurzame toegankelijkheid, bevordert dat er voldoende aandacht is voor dit thema tijdens de uitvoering van een project.
Binnen de governancestructuur van een organisatie kan archiveren by design worden ingebed door de juiste positionering van informatiebeheerexpertise en het inrichten van control-processen die er op zijn gericht deze expertise op de juiste wijze in te zetten.
Overheidsorganisaties kopen vaak via een aanbesteding min of meer kant-en-klare softwareproducten in. Bijvoorbeeld een personeelssysteem of een subsidievolgsysteem. Voordat een aanbesteding start, stelt de organisatie een programma van eisen en wensen op. Marktpartijen kunnen zich hierop inschrijven. Hierin moeten ook de eisen en wensen op het gebied van duurzame toegankelijkheid opgenomen worden. Om te zorgen dat archiveren by design wordt toegepast bij de inkoop van nieuwe informatiesystemen of informatiediensten, is het daarom nodig dat informatieprofessionals tijdig op de hoogte zijn van en betrokken zijn bij die inkooptrajecten.
In een kleine organisatie is een informele werkafspraak hierover met de inkoper vaak voldoende: ‘geef me een seintje als er een nieuw inkooptraject start’. In een grotere organisatie kan het zinvol zijn om in inkoopbeleid vast te leggen dat duurzame toegankelijkheid een van de kwaliteitscriteria is waaraan nieuwe informatiesystemen of informatiediensten moeten voldoen. En/of welke deskundigen op welk moment aanhaken.
Een alternatief voor het aanschaffen van standaardoplossingen vanuit de markt, is het op maat (laten) ontwikkelen van software/functionaliteit. Een verschil is dat bij inkoop van een standaardoplossing in één keer alle eisen en wensen geformuleerd worden. Ontwikkeling is een meer iteratief proces, waarin telkens een stukje functionaliteit wordt opgeleverd. Bij zelfbouw wordt vaak gebruik gemaakt van stukjes software die al eerder zijn ontwikkeld en die als opensource-oplossing beschikbaar zijn; waar nodig wordt maatwerk toegevoegd. Ook in deze variant zijn er op organisatorisch vlak afspraken en procedures nodig voor het gebruik van die functionaliteit. Bijvoorbeeld een protocol voor het periodiek uitvoeren van vernietiging.
Voor archiveren by design is applicatielifecyclemanagement een nuttig instrument om op aan te sluiten. Ten eerste is het goed om te weten wanneer een applicatie het einde van de levenscyclus nadert. Het ligt namelijk niet voor de hand om schaarse middelen aan te wenden voor de verbetering van een applicatie die op korte termijn wordt uitgefaseerd. Ten tweede laat het zien wanneer grote upgrades en technische migraties worden uitgevoerd, en wanneer applicaties worden vervangen. Op die momenten kan een organisatie direct maatregelen treffen waarmee de duurzame toegankelijkheid van informatie verbetert.
Het ontwerpen en in gebruik nemen van een informatiesysteem is niet per se een lineair proces. Ook als een systeem al in gebruik is genomen, kan het ontwerp van het systeem nog voortdurend worden aangepast en uitgebreid of doorontwikkeld. Het ontwerpen enerzijds en in gebruik nemen anderzijds loopt in het bijzonder door elkaar bij iteratieve vormen van softwareontwikkeling. Zoals de inzet van een scrumteam of DevOps-team dat zich structureel bezighoudt met het verder verbeteren van softwarematige oplossingen. Ook in een meer traditionele situatie wordt doorgaans een changeproces worden ingericht met een Change Advisory Board (CAB) die beslissingen neemt over het continu aanpassen en verbeteren van een informatiesysteem. In deze werkvormen is er sprake van archivering by design.
Belangrijk in een wijzigingsproces is het inschatten van de impact van een beoogde wijziging(en). Om de impact, wordt een beoogde wijziging getoetst op een aantal onderwerpen. Bijvoorbeeld kosten, de flexibiliteit van de architectuur en de gevolgen van een wijziging voor gebruikers. Vanuit dit proces is het ook belangrijk om de impact op duurzame toegankelijkheid af te wegen. Dankzij deze afweging wordt archiveren by design ook toegepast in het herontwerpen of doorontwikkelen van een informatiesysteem.
Om in projecten archiveren by design te kunnen uitvoeren, is het handig om over bepaalde (generieke) voorzieningen voor informatiebeheer te beschikken. Bijvoorbeeld een DMS voor documentopslag en ‘enterprise search’ voor het zoeken en vinden, maar ook anonimiseringssoftware of AI-gebaseerde componenten voor het geautomatiseerd structuren of routeren van informatieobjecten. Taakspecifieke applicaties waarin medewerkers informatie creëren hebben doorgaans informatiebeheerfunctionaliteit niet als kernfunctionaliteit. De effectiviteit van de design-aanpak kan worden vergroot door te investeren in generieke, koppelbare componenten die dergelijke functionaliteit toevoegen.
Praktijkillustratie 'generieke voorzieningen/herbruikbare componenten'.